KlubHerz
Was KlubHerz kann
Sechsundzwanzig Bereiche, ein Rechtesystem, eine Mitgliederliste. Hier steht, was in jedem davon steckt — und wo die Grenzen sind.
Mitglieder und Rechte
Der Kern. Alles andere hängt daran.
Eine Liste, nicht drei
Jeder Mensch steht genau einmal im Verein. Ob er in zwei Mannschaften spielt, nebenbei Kassenwart ist und außerdem ein Kind im Verein hat, ändert nichts an dieser einen Zeile — es ändert nur, was er sehen und tun darf.
Vier Ebenen, und die nähere gewinnt
Rechte gelten am Verein, an einer Abteilung, an einer Mannschaft oder an einer Person. Der Abteilungsleiter Fußball sieht die Fußballer — nicht die Handballer. Abteilungen dürfen dabei ineinander stecken, bis zu sechs Ebenen tief: Fußball → Jugend → D-Jugend.
Die Frage „warum darf der das nicht?"
Sie ist der Grund, warum Rechtesysteme scheitern. KlubHerz beantwortet sie mit einem eigenen Endpunkt: Für jeden Bereich lässt sich anzeigen, aus welcher Rolle, welcher Ebene und welcher Regel die aktuelle Stufe kommt — in fünf Sekunden statt in einem Telefonat.
Sorgeberechtigte und Kinder
Ein Elternteil handelt für sein Kind: sagt Termine zu, sieht dessen Beiträge, bekommt dessen Auskunft. In die Daten anderer Kinder sieht es nicht hinein. Unter sechzehn ist beim Beitritt die Adresse eines Sorgeberechtigten Pflicht — das Konto entsteht auf dessen Person.
Vertretung mit Beschneidung
Der Kassenwart fährt drei Wochen in Urlaub und lässt sich vertreten. Die Vertretung gilt befristet, sie kann nie mehr Rechte weitergeben als der Vertretene selbst hat, und sie wird erst gültig, wenn die vertretende Person sie annimmt. Wer Verantwortung bekommt, soll davon wissen.
Was ausdrücklich gesperrt bleibt
- Gesundheitsdaten schreibt nur die Person selbst — oder ihr Sorgeberechtigter.
- Notfallkontakte sind verschlüsselt und jeder Blick wird vermerkt.
- Interne Notizen sieht, wer die Datenklasse vertraulich darf. Sonst niemand.
- Ein Sperrvermerk nimmt eine Person aus jeder Liste, die nicht ausdrücklich für sie ist.
Termine und Zusagen
Das, was am häufigsten benutzt wird — und deshalb am schnellsten sein muss.
Serien, die die Zeitumstellung überstehen
„Jeden Dienstag 18 Uhr" heißt 18 Uhr Ortszeit — auch nach der Umstellung im Oktober. KlubHerz speichert in UTC und rechnet Serienregeln in Ortszeit auf; die Sonderfälle einer Stunde, die es zweimal oder gar nicht gibt, sind ausdrücklich behandelt und getestet.
Zusagen, Nachrücken, Fahrgemeinschaften
Zu- und Absagen mit Frist. Wer absagt, macht einen Platz frei — der nächste rückt nach und bekommt Bescheid. Wer ein Auto hat, bietet Plätze an; wer keins hat, trägt sich ein.
Erinnerungen, die nicht nerven
Stufenweise vor dem Termin, und nur an die, die noch nicht geantwortet haben. Push aufs Telefon und Mail — mit Ruhezeit: keine Benachrichtigung um 23:40 Uhr.
Kalenderabo
Jeder bekommt einen persönlichen Kalenderlink für Telefon, Outlook oder Thunderbird. Er ist einzeln widerrufbar, und in der Datenbank steht nur sein Hash.
Spielpläne vom Verband
Dreißig Punktspiele auf einmal importieren, mit Vorschau vorher: was neu ist, was sich geändert hat, was gleich bleibt.
Beiträge, SEPA und Buchhaltung
Der Bereich, für den Vereine sonst ein zweites Programm kaufen.
Beitragsarten
Nach Alter, Abteilung, Status. Ermäßigungen für Schüler, Studenten, Familien. Eine Familienstaffel, die ab dem dritten Kind greift, ist eine Einstellung — keine Handrechnung.
Der Beitragslauf
Erst als Simulation: Wie viele Forderungen entstünden, über welche Summe, für wen. Dann als Lauf. Zweimal geklickt heißt nicht zweimal abgebucht — der Lauf ist vereinsweit idempotent.
SEPA-Lastschrift
Mandate mit Referenz, Ankündigung vor dem Einzug (Pre-Notification), und eine pain.008-Datei für die Bank. Rücklastschriften kommen über den Kontoauszug zurück in die Forderung.
Vier-Augen-Prinzip
Wer die Datei erzeugt, ist nicht automatisch der, der sie freigibt. Bei einem Lauf, der Geld von hunderten Konten holt, ist das keine Formalie.
Vier Sphären
Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Jede Buchung gehört in genau eine — das ist der Unterschied zwischen „Zahlen" und „Gemeinnützigkeit behalten".
Export für den Steuerberater
DATEV-Format, Kontenrahmen SKR49. Dazu der Kontoauszug im camt.053-Format einlesen und Zahlungen automatisch zuordnen.
Was KlubHerz ausdrücklich nicht tut: Geld annehmen. Es gibt kein eigenes Zahlungsverfahren, durch das Vereinsgelder laufen. Wer das anbietet, ist Zahlungsdienstleister nach dem ZAG und braucht eine BaFin-Erlaubnis — das ist keine Frage des Aufwands, sondern des Geschäftsmodells. Das Geld geht direkt vom Mitglied auf das Vereinskonto.
Liveticker
Ein Spielprotokoll, das nebenbei öffentlich ist — nicht umgekehrt.
Neun Sportarten, ein Ticker
Fußball, Handball, Volleyball, Basketball, Tischtennis, Tennis, Federball, Football, Rugby — und ein Auffangregelwerk für alles andere. Nicht neun Programme, sondern eines: Die Sportart ist ein Datensatz, und alle drei Zählweisen (Zeit, Sätze, Begegnungen) laufen durch dieselbe Mechanik.
Die Spielzeit hängt an der Altersklasse
Eine E-Jugend spielt nicht 2×45 Minuten. Beim Anlegen lässt sich abweichen — Hallenturnier, Flutlicht —, und was gilt, wird ins Protokoll eingefroren. Ein Protokoll, dessen Regeln sich nachträglich ändern, ist kein Protokoll.
Offline erfassen
In vielen Sporthallen gibt es kein Netz. Der Ticker schreibt alles auf dem Gerät mit und reicht in Blöcken nach, sobald wieder Empfang da ist. Geht der Akku leer, übernimmt ein zweites Gerät per sechsstelligem Code.
Korrigieren statt löschen
Der wichtigste Knopf ist „zurücknehmen" — und er löscht nichts. Es entsteht ein zweites Ereignis, das auf das erste zeigt. Die öffentliche Anzeige blendet beide aus, das Protokoll behält beide.
Im Jugendbereich steht kein Name im Netz
Keine Ausnahme, kein Schalter, keine Freigabe. Bei einer Jugendmannschaft — oder wenn die Person minderjährig ist — steht in der öffentlichen Zeitleiste die Rückennummer und sonst nichts.
Bei Erwachsenen entscheidet die Medienfreigabe: Wer keine erteilt hat, erscheint ebenfalls nur als Nummer. Ein fremdes Tickerportal kennt diese Freigaben nicht — das ist der Grund, warum der Ticker überhaupt ins Vereinsportal gehört.
Was die Sportarten unterscheidet
- Handball, Rugby, Fußball: Zeitstrafen laufen mit der Uhr ab — die Anzeige sagt, wer noch draußen ist und wie lange.
- Basketball: Mannschaftsfouls je Viertel, mit Bonusanzeige ab dem fünften.
- Tischtennis, Tennis, Federball: Paarungen. Ein Mannschaftskampf läuft auf mehreren Tischen gleichzeitig, und jede Paarung zählt für sich.
- Volleyball: Sätze mit Zwei-Punkte-Vorsprung und kürzerem Entscheidungssatz.
Vereinsjahr und Dokumente
Die Pflichten, an die man einmal im Jahr denkt — und dann zu spät.
Mitgliederversammlung
Einladung mit der Frist aus eurer Satzung, Tagesordnung, Anträge bis zum Stichtag, Anwesenheitsliste, Abstimmungen, Protokoll. Drei Tage vor Ablauf der Einladungsfrist erinnert das System von selbst.
Bestandsmeldung
Die Zahlen für den Landessportbund zum Stichtag: nach Alter, Geschlecht, Abteilung. Einmal festgestellt, sind sie eingefroren — die Meldung entscheidet über Fördermittel und darf sich hinterher nicht ändern.
Dokumente mit Fassungen
Satzung, Beitragsordnung, Protokolle. Jede neue Fassung steht neben der alten, mit Datum und Freigabe. Wer welche Fassung gelesen hat, lässt sich nachweisen.
Führungszeugnisse
Nachweise mit Ablaufdatum und Wiedervorlage. Der Verein sieht, dass eines vorliegt und bis wann — nicht, was drinsteht.
Saisonwechsel
Alle Mannschaften auf die neue Saison umhängen, Jahrgänge aufrücken lassen, Altersklassen neu zuordnen. Ein Vorgang statt zweihundert.
Aufbewahrung und Löschen
Für jede Datenart eine Frist, die aus dem Datenkatalog kommt. Der Lauf meldet und führt nicht aus — ausgelöst wird er von einem Menschen, einzeln oder als Stapel.
Die öffentliche Vereinsseite
Jeder Verein bekommt eine eigene Seite — mit Terminen, Neuigkeiten, Ansprechpartnern, Impressum, Datenschutzerklärung, Kontaktformular, Kalenderabo und Liveticker.
- Vier Schalter, alle standardmäßig aus. Was nicht ausdrücklich freigegeben ist, steht dort nicht.
- Keine Cookies, kein Zähler, keine fremde Schriftart — und deshalb auch kein Einwilligungsbanner.
- Installierbar: Mitglieder legen die Seite ihres Vereins als App auf dem Startbildschirm ab.
- 404 statt 403: Wer eine Seite aufruft, die es nicht öffentlich gibt, erfährt nicht einmal, dass es sie gibt.
Und was noch dazugehört
- Chat je Mannschaft und Abteilung — im Verein, nicht in einem fremden Messenger. Mit Aufbewahrungsfrist, die der Verein setzt.
- Aufgaben und Dienste — Kuchenverkauf, Platzdienst, Schiedsrichter. Zugeteilt, tauschbar, mit Erinnerung.
- Umfragen — Terminfindung und Meinungsbilder, auch anonym.
- Neuigkeiten und Rundmail — mit Mengenschwelle: über fünfzig Empfänger braucht es eine zweite Bestätigung.
- Statistik — Einsätze, Tore, Anwesenheit; je Sportart die richtige Liste.
- Spielgemeinschaften — zwei Vereine, eine Mannschaft, begrenzte Datenklassen und die Vereinbarung nach Artikel 26 DSGVO als PDF.
- Zwei Sprachen — Deutsch und Englisch, umschaltbar je Person.
- Barrierefrei nach WCAG 2.2 AA — geprüft mit Werkzeug und mit der Tastatur, in vier Farbwelten und ab 320 Pixeln Breite.
Am besten selbst ansehen.
Eine Mannschaft anlegen dauert zwei Minuten und kostet nichts.
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