Datenschutzerklärung

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website (klubherz.de) sowie bei der Nutzung des KlubHerz-Dienstes.

Ein Verein verwaltet mit KlubHerz Daten, die besonders schutzwürdig sind: Geburtsdaten von Kindern, Bankverbindungen, Notfallkontakte und teils Gesundheitshinweise. Wie die Software damit technisch umgeht, steht ausführlich unter Sicherheit.

1 · Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Peer Drescher
Am Siebgraben 66
16727 Oberkrämer OT Marwitz
Deutschland
E-Mail: mail@klubherz.de

Für die Daten, die ein Verein in KlubHerz verarbeitet, ist der Verein verantwortlich; wir sind Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 6).

2 · Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und der KlubHerz-Dienst werden auf Servern in Deutschland betrieben. Der Hosting-Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag Daten auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Sicherheit unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen benötigt werden.

3 · Diese Website setzt keine Cookies

Die öffentlichen Seiten (Startseite, Funktionen, Sicherheit, Einstieg, Preise, Impressum, Datenschutz) setzen keine Cookies, speichern nichts im Browser, binden keine fremden Schriften, keine Karten, keine Videos und kein Analysewerkzeug ein. Es gibt deshalb auch kein Einwilligungsbanner — es gibt nichts einzuwilligen.

Dasselbe gilt für die öffentlichen Vereinsseiten unter dieser Domain: kein Zähler, kein Cookie, keine externe Ressource.

4 · Lokale Speicherung in der Anwendung

Innerhalb der angemeldeten Anwendung (/app/) speichern wir technisch notwendige Angaben lokal im Browser (localStorage), die nicht zu Werbezwecken verwendet und nicht an Dritte übertragen werden: das Sitzungsmerkmal der Anmeldung, den zuletzt gewählten Verein, die Anzeigesprache, das Farbschema sowie — beim Liveticker — die noch nicht übertragenen Ereignisse, damit ohne Netz erfasste Eingaben nicht verlorengehen.

Diese Speicherung ist zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie lässt sich jederzeit über die Einstellungen des Browsers löschen.

Jeder einzelne Schlüssel — mit Zweck und Speicherdauer — steht auf der Seite Cookies und Speicher. Diese Liste wird nicht von Hand gepflegt: Sie entsteht aus derselben Aufstellung, gegen die bei jeder Auslieferung der Quelltext geprüft wird. Käme etwas hinzu, das eine Einwilligung braucht, fiele diese Prüfung durch.

5 · Schriftarten und Symbole

Es werden ausschließlich die auf dem Gerät vorhandenen Systemschriften verwendet. Es findet keine Verbindung zu Servern Dritter (etwa Google Fonts oder Content-Delivery-Netzwerke) und damit keine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt.

6 · Vereinsdaten (Auftragsverarbeitung)

Nutzt ein Verein KlubHerz, verarbeitet er darin eigene Daten: Mitglieder, Termine, Beiträge, Dokumente und weitere Angaben. Bezüglich dieser Inhalte ist der Verein der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Einen entsprechenden AV-Vertrag stellen wir bereit.

Ein Teil dieser Inhalte wird verschlüsselt gespeichert: Bankverbindungen (IBAN), Notfallkontakte, interne Notizen, Gesundheitshinweise und hochgeladene Dokumente. Verwendet wird ein authentifiziertes Verfahren nach dem Stand der Technik mit 256-Bit-Schlüssel; jeder Verein hat einen eigenen Datenschlüssel. Der übergeordnete Hauptschlüssel wird getrennt von den Datensicherungen verwahrt.

Verwaltungsdaten, die für Listen, Summen und Auswertungen benötigt werden — etwa Name, Mitgliedsnummer, Beitragsbetrag oder Terminzusage —, bleiben unverschlüsselt in der Datenbank, weil die Anwendung danach sortieren und suchen können muss. Die Übertragung erfolgt in jedem Fall ausschließlich verschlüsselt (TLS).

Beendet ein Verein sein Konto, wird nach einer Frist von 30 Tagen alles gelöscht — einschließlich des Datenschlüssels. Damit sind die verschlüsselten Inhalte auch aus älteren Sicherungen nicht mehr lesbar.

7 · Zugriff durch uns

Wir sehen ohne ausdrückliche Freigabe des Vereins nicht in dessen Daten. Benötigt der Support Einsicht, fragt er mit Ticketnummer und Grund an; der Verein entscheidet und legt die Dauer fest (höchstens 24 Stunden, lesend als Standard). Vier Bereiche bleiben auch mit Freigabe gesperrt: Bankverbindungen im Klartext, Gesundheitsdaten, Notfallkontakte und Chatverläufe. Jeder einzelne Aufruf wird protokolliert; der Verein erhält anschließend ungefragt eine vollständige Aufstellung.

8 · Registrierung und Vertragsdaten

Beim Anlegen eines Kontos verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort (das ausschließlich gehasht gespeichert wird), beim Anlegen eines Vereins zusätzlich dessen Stammdaten. Diese Verarbeitung erfolgt zur Begründung und Durchführung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9 · Abrechnung

Für kostenpflichtige Tarife verarbeiten wir die zur Abrechnung erforderlichen Daten (Rechnungsanschrift, Zahlungsart, Zahlungsstatus). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Steuer- und Handelsrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

KlubHerz wickelt keine Zahlungen der Vereine an ihre Mitglieder oder umgekehrt ab. Beitragslastschriften eines Vereins laufen direkt zwischen dem Verein und seiner Bank; wir erzeugen lediglich die Datei, die der Verein bei seiner Bank einreicht.

10 · E-Mail und Benachrichtigungen

Zur Erbringung des Dienstes versenden wir notwendige System- und Transaktionsnachrichten (etwa Einladungen, Terminerinnerungen, Rechnungen, Hinweise zum Konto) an die angegebene Adresse — per E-Mail und, sofern eingerichtet, als Push-Nachricht an das dafür angemeldete Gerät. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11 · Kündigung und Widerruf

Wer über das Formular auf klubherz.de/kuendigen oder klubherz.de/widerruf eine Vertragserklärung abgibt, übermittelt uns dabei Name, E-Mail-Adresse, den genannten Verein, gegebenenfalls Funktion, Telefonnummer und eine Begründung. Wir speichern diese Angaben zusammen mit dem Wortlaut der Erklärung und dem Zeitpunkt ihres Zugangs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: § 312k Abs. 4 BGB verpflichtet uns, den Zugang einer Kündigung in Textform zu bestätigen — und das setzt voraus, dass wir festhalten, was wann erklärt wurde. Aus demselben Grund bewahren wir diese Erklärungen auf, solange Ansprüche daraus in Betracht kommen, längstens für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen.

Zur Abwehr automatisierter Massensendungen speichern wir zu jeder Erklärung einen monatlich wechselnden Prüfwert der IP-Adresse. Die Adresse selbst wird nicht gespeichert, und der Prüfwert lässt sich nach dem Wechsel keiner Adresse mehr zuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12 · Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (etwa an Hosting- und Zahlungsdienstleister als Auftragsverarbeiter), wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder eine Einwilligung vorliegt. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt, und es findet keine Auswertung zu Werbezwecken statt.

13 · Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen von bis zu zehn Jahren) dies vorschreiben. Innerhalb der Anwendung legt der Verein für die Daten seiner Mitglieder eigene Fristen fest; die Software errechnet fällige Löschungen und legt sie ihm zur Freigabe vor.

14 · Rechte der betroffenen Personen

Es bestehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Mitglieder eines Vereins richten diese Anliegen an ihren Verein — er ist für ihre Daten verantwortlich. In der Anwendung gibt es dafür einen eigenen Weg: Unter „Meine Daten" lässt sich die Auskunft nach Art. 15 und die Datei zur Mitnahme nach Art. 20 jederzeit selbst erzeugen; Sorgeberechtigte können das auch für ihr Kind.

Für Anliegen, die uns als Anbieter betreffen, genügt eine Nachricht an mail@klubherz.de.

15 · Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (LDA Brandenburg)
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

16 · Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: August 2026.